Fuente: www.foto-gratis.es
A mi entender, el sistema ideal de archivo es aquel que te permite encontrar un documento sin demasiado esfuerzo y con la mayor rapidez. Normalmente los sistemas más sencillos suelen ser los más útiles.
Conviene diferenciar 2 tipos de archivos, el administrativo/contable y el comercial.
- El primero debe recopilar todos aquellos documentos originales necesarios para la contabilidad por sus efectos fiscales, que además deben custodiarse por el plazo estipulado legalmente.
- El segundo debe contener información detallada (copias) de cada operación de venta / presupuesto gestionado, para poder analizar el proceso, los proveedores y/o acreedores intervinientes, los costes aplicados y la rentabilidad obtenida (información sumamente útil tanto para analizar el resultado de la operación como en caso de repetición del encargo).
En ambos casos sugeriría utilizar una codificación numérica correlativa
- En Contabilidad utilizar los Diarios de Movimientos de vuestro programa de contabilidad. Una vez terminado el proceso de contabilizar, imprimirlos y grapar los documentos en el mismo orden en que se han contabilizado y aparecen, archivandolos en carpetas colgantes organizadas por ése mismo orden numérico (ahorrarás espacio y coste de carpetas). Para localizar un documento, utilizar la contabilidad para conocer el número que tiene adjudicado, por ejemplo, para localizar una factura de un proveedor visualizar la Cuenta de Mayor de ése Proveedor. Aseguro que no se tarda más de 30 segundos en localizar el documento.
- En el Área Comercial o en cualquier otra necesaria, conviene utilizar un Registro de Ordenes (manual u hoja de cálculo), con numeración correlativa que informe del año, del mes y numero asignado en ése mes, por ejemplo el primer trabajo del mes de Enero del Año 2011 = 1101001 (11/01/001). Siempre se inicia numeración en cada mes; ésto te permite asignar un número de un mes cualquiera, aunque se haya empezado la numeración del siguiente, sin romper la numeración correlativa, además de conocer por la numeración, el Año y el Mes del trabajo. El archivo similar al explicado en el punto anterior.
Contacta con Asap Project y te daremos más consejos sobre cómo archivar toda la documentación de tu empresa.
Conviene diferenciar 2 tipos de archivos, el administrativo/contable y el comercial.
- El primero debe recopilar todos aquellos documentos originales necesarios para la contabilidad por sus efectos fiscales, que además deben custodiarse por el plazo estipulado legalmente.
- El segundo debe contener información detallada (copias) de cada operación de venta / presupuesto gestionado, para poder analizar el proceso, los proveedores y/o acreedores intervinientes, los costes aplicados y la rentabilidad obtenida (información sumamente útil tanto para analizar el resultado de la operación como en caso de repetición del encargo).
En ambos casos sugeriría utilizar una codificación numérica correlativa
- En Contabilidad utilizar los Diarios de Movimientos de vuestro programa de contabilidad. Una vez terminado el proceso de contabilizar, imprimirlos y grapar los documentos en el mismo orden en que se han contabilizado y aparecen, archivandolos en carpetas colgantes organizadas por ése mismo orden numérico (ahorrarás espacio y coste de carpetas). Para localizar un documento, utilizar la contabilidad para conocer el número que tiene adjudicado, por ejemplo, para localizar una factura de un proveedor visualizar la Cuenta de Mayor de ése Proveedor. Aseguro que no se tarda más de 30 segundos en localizar el documento.
- En el Área Comercial o en cualquier otra necesaria, conviene utilizar un Registro de Ordenes (manual u hoja de cálculo), con numeración correlativa que informe del año, del mes y numero asignado en ése mes, por ejemplo el primer trabajo del mes de Enero del Año 2011 = 1101001 (11/01/001). Siempre se inicia numeración en cada mes; ésto te permite asignar un número de un mes cualquiera, aunque se haya empezado la numeración del siguiente, sin romper la numeración correlativa, además de conocer por la numeración, el Año y el Mes del trabajo. El archivo similar al explicado en el punto anterior.
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