¿Cuándo puedo eliminar el Archivo?

Fuente: www.veezzle.com

Con el transcurso del tiempo, las empresas vamos acumulando documentos y parece que nunca encontramos ocasión de “limpiar” los archivos, eliminando todo aquello que no necesitamos para poder recuperar el espacio de almacenamiento, bien por el volumen de espacio ocupado, por el coste de m2 de alquiler de nuestras propias oficinas o por el del servicio de archivo contratado con empresas externas.

Cuando finalmente nos decidimos se nos plantea la duda sobre qué es lo que podemos o no eliminar, qué obligación u obligaciones existen al respecto y cuándo podemos deshacernos de los documentos antiguos. 

Lo que está claro es que podemos eliminar toda aquella documentación que no tenga que ver con la contabilidad, (estudio, investigación y análisis, comercial, marketing, secretaría, etc…) y cada empresa es la que determina el tiempo que prefiere guardarlo, en función de sus necesidades de mantener un histórico de sus operaciones.

En lo que se refiere a los documentos contables y los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte es otra cuestión, pues hay que tener en cuenta lo siguiente:

1.  La Ley General Tributaria establece el plazo de prescripción de las obligaciones tributarias en 4 años y el de los delitos fiscales en 5 años.

2.   El Artículo 30 del Código de Comercio dice literalmente que “los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales”.

3.   Si media inspección o se admite a trámite por parte del Juzgado una denuncia por delito fiscal la prescripción se interrumpe, por lo que nos veremos en la necesidad de ampliar el plazo, ya que la obligación tributaria no ha prescrito.

4.   Tenemos la posibilidad de compensar las bases imponibles negativas del Impuesto de Sociedades con rentas positivas que se produzcan en el futuro durante los siguientes 15 años, y si estamos en este caso, debemos conservar los documentos justificativos durante los 4 años siguientes al final de la compensación, lo que ampliaría el plazo hasta un máximo de 19 años.

5.   En cuanto a las facturas contabilizadas como Inmovilizado deben guardarse durante el periodo de amortización del bien, añadiendo además el periodo de prescripción de 4 años que empezaría una vez amortizado el bien, por lo que es recomendable mantener todos los documentos justificativos de nuestro inventario guardados por separado del  resto.

6.   Por último, existe otro debate respecto al momento en que empieza el plazo de prescripción si es al final del ejercicio natural (31 de Diciembre) o bien cuando se presenta el Impuesto sobre Sociedades (Julio del ejercicio siguiente)

En resumen, lo aconsejable es:

·    Mantener un mínimo de 6 años toda la documentación acreditativa de nuestra contabilidad, impuestos, facturas, comprobantes, liquidaciones, etc…

·    Conservar indefinidamente todos los documentos contables referentes a nuestro Inmovilizado.

·    Y en el caso de tener abierta una inspección fiscal, haberse admitido a trámite por el Juzgado una denuncia por delito fiscal y/o tener bases imponibles negativas pendientes de compensar con beneficios futuros, ampliar el plazo de archivo, según necesidad.